1. Objeto.
El objeto de esta política es el de informar a cualquier usuario del Canal Ético de ICEA sobre su funcionamiento, el procedimiento que se sigue al informar, como debe utilizarse este canal correctamente y cuál es su función, así como las garantías y derechos en relación con éste.
2. Ámbito de aplicación.
Esta política está destinada a todas las personas que quieran hacer uso del Canal Ético de ICEA o que deseen informarse de su funcionamiento.
3. Derechos y garantías.
Si desea hacer uso del Canal Ético de ICEA debe saber que:
- Tiene derecho a comunicar una información de manera completamente anónima sin revelar su identidad, a facilitar su identidad a los responsables del Canal Ético, pero solicitar que no se revele su identidad al resto de personas de la organización o a comunicar la información a su nombre.
- Si comunica una información a través de este canal y facilita su identidad debe saber que quedará protegido y no se tomarán ningún tipo de represalias a nivel personal o laboral contra Ud. por la información que haya comunicado.
- Tanto su identidad si la comunica como todo lo que comunique a través del Canal Ético será confidencial y únicamente será tratado por las personas encargadas del Canal Ético y de la investigación sobre los hechos comunicados.
- Si proporciona una manera de contactar con Ud. tendrá derecho a conocer si la información comunicada ha derivado en una investigación y si del resultado de esa investigación se han encontrado indicios suficientes de veracidad sobre los hechos relatados se ha archivado el expediente. Si no proporciona una manera de contactar con Ud. no podremos comunicarle ninguna actualización sobre el expediente.
- La persona objeto de la información comunicada tendrá derecho a la presunción de inocencia, al honor y a todos los derechos que le asistan en la normativa, respetando el principio de confidencialidad y/o el derecho al anonimato del informante. Tendrá derecho a ser informado de las acciones u omisiones que se le atribuyan y a ser oído tantas veces como solicite.
4. Condiciones para la protección.
Para tener derecho a protección al comunicar una información en el Canal Ético de ICEA, las personas que lo utilicen deben tener motivos serios y razonables para pensar que la información que proporcionan es veraz y deben comunicarlo por los cauces establecidos para ello.
En este sentido no tendrán derecho a la protección aquellas personas que informen sobre meros rumores, informaciones que no corresponden informar a través del canal ético, reclamaciones sobre conflictos interpersonales o aquellas que una vez presentadas sean inadmitidas en el trámite de admisión de la información.
5. Uso responsable del canal ético.
El Canal Ético de ICEA es una herramienta muy importante para la asociación y por ello el informador debe hacer un uso responsable de éste.
El Canal Ético no es un buzón de sugerencias ni un canal de comunicaciones de quejas o el lugar para dirimir disputas interpersonales.
Por ello, en ningún caso se deben comunicar informaciones infundadas o de mala fe para perjudicar a otra persona. A la hora de comunicar la información se deberá realizar de manera respetuosa informando sobre hechos verdaderos y exactos.
6. Comunicaciones fraudulentas o de mala fe
El informante, a la hora de comunicar una información a través del Canal Ético deberá tener motivos serios y razonables para creer, en función de la información que disponga, que los hechos que está relatando son ciertos y verdaderos en el momento que lo comunica, que cuentan con una entidad suficiente y que suponen algún tipo de infracción.
Las comunicaciones deben ser realizadas de buena fe con el fin de mejorar el funcionamiento de la asociación y nunca para la consecución de otros objetivos, personales, mercantiles, laborales, etc.
La Asociación se reserva el derecho a investigar, perseguir y tomar las medidas necesarias contra aquellas personas que hagan un uso fraudulento del Canal o comuniquen informaciones a sabiendas de su falsedad o inexactitud.
7. Uso del canal ético.
¿Qué información se puede ofrecer?
A través del Canal Ético se puede dar información cuando se tenga certeza o sospechas serias y razonables sobre hechos, acciones u omisiones que supongan una infracción, irregularidad grave, delito o incumplimiento de la normativa en sentido amplio que sean reales o potenciales y que se hayan producido o que sea probable que se produzcan en el seno de la Asociación.
Como ejemplos de tematicas sobre la que se puede informar estarían:
- Corrupción y soborno.
- Conductas contra la salud y seguridad en el trabajo.
- Irregularidades financieras, fiscales y contables.
- Competencia desleal
- Discriminación
- Conflicto de intereses.
- Acoso sexual o laboral.
- Robo, malversación o fraudes internos.
- Utilización de información privilegiada.
- Defensa de la Competencia.
- Ciberataques
- Deber legal de confidencialidad.
¿Quién puede informar?
Cualquier persona que tenga una relación laboral o profesional con la asociación y haya obtenido la información en ese contexto.
Pueden informar, por ejemplo:
- Trabajadores, becarios, etc.
- Autónomos que trabajen para la asociación.
- Representantes de las empresas asociadas.
- Subcontratistas y proveedores.
¿Cuándo se puede informar?
El momento para informar es cuando se tenga información suficiente o sospechas suficientemente fundadas de que se ha producido o se puede producir alguna de las irregularidades descritas en el punto anterior.
En este sentido, puede informarse antes de que se produzca, durante o una vez producida la situación.
¿Cómo debo informar?
La información que se proporcione debe ser lo más completa, veraz y detallada posible, redactada de manera clara y entendible. Debe compartir toda la información que conozca sobre el asunto y puede aportar pruebas o documentos que sustenten la información proporcionada.
Cuanta más información y documentación se aporte y de mayor calidad, más eficaz será la acción investigadora.
¿Dónde debo informar?
Es posible comunicar a ICEA cualquier información a través de:
- Formulario del Canal Ético en la web corporativa.
- Correo postal dirigido a la Att. Canal Ético y enviada a Asociación ICEA, C/López de Hoyos, 35. 28002 Madrid (España).
- Reunión presencial, solicitada a cualquiera de los directores de ICEA.
¿Se admiten informar de manera anónima?
Si, es posible comunicar cualquier información de manera anónima. Sin embargo, desde ICEA animamos a que se realicen las comunicaciones identificándose para facilitar su tramitación y la comunicación fluida con el informante. Recuerda, que, aunque te identifiques, tu identidad será confidencial.
¿Qué pasa tras la comunicación?
Una vez realices la comunicación, recibirás un numero de registro, y si tenemos el modo de contactar contigo, te confirmaremos que hemos recibido tu información.
La información será analizada por un Comité investigador que decidirá si la información cumple los requisitos exigidos para admitirla y abrir una investigación.
Si se admitiera la información se llevarían a cabo todas las acciones necesarias para comprobar la veracidad y alcance del hecho comunicado. Las investigaciones acabarán con un informe y unas conclusiones.
El caso podrá archivarse en caso de que se llegue a la conclusión de que la comunicación no es veraz o que no se ha podido probar de manera suficiente. Por el contrario, podrá ser trasladado al comité de dirección en caso de que haya indicios suficientes de que los hechos informados son ciertos y que revisten carácter de infracción, para que se tomen las medidas oportunas.
El plazo normal para la resolución de las comunicaciones es de 3 meses, aunque en casos complejos podrá ser ampliado a 6 meses.
En cualquier caso, si tenemos un canal de comunicación con el informante, le iremos informando del progreso del expediente.
8. Información sobre protección de datos personales.
Asociación ICEA (NIF: G28646313) tratará todos los datos personales involucrados en una comunicación con la finalidad de investigar los hechos comunicados, y en su caso adoptar las medidas oportunas.
Para cualquier duda, puede acudir a nuestro DPO a través del correo rgpd@icea.es.
Los datos personales que puede tratar varían dependiendo del caso, pero los más comunes pueden ser:
- Datos identificativos o seudónimo del informante.
- Datos de contacto del informante.
- Datos identificativos de la persona afectada.
- Datos identificativos de los testigos o terceros.
- Datos asociados a la información revelada.
- Evidencias documentales y fotografías sobre el suceso.
La base de legitimación es un cumplir con una obligación legal regulada en el artículo 6.1.c del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Si hubiera que tratar algún dato de categoría especial por circunstancias de la comunicación, la base de legitimación sería por razones de un interés público esencial de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679.
En caso de que la información sea comunicada presencialmente, la reunión será grabada y por tanto se tratarán la imagen y voz del informante. La base de legitimación será el consentimiento del informante. En caso de no otorgar el consentimiento, no podrá realizarse la comunicación verbal.
Los datos serán tratados por el Comité investigador pudiendo ser tratados también por:
- El responsable de recursos humanos, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
- El responsable de los servicios jurídicos de la Asociación, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
- Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
- El delegado de protección de datos.
Podrán ser cedidos al Ministerio Fiscal o a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del estado en caso de que estuviéramos ante indicios constitutivos de delito.
No se prevén transferencias internacionales de datos.
Los datos personales de las comunicaciones serán tratados durante el tiempo imprescindible para analizar si se abre una investigación. En caso de no abrirse una investigación serán eliminados en un plazo de 3 meses, salvo que sea la falta de veracidad de la información proporcionada pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En caso de que se admitiera las informaciones y se realizara una investigación los datos podrán ser tratados durante los 3 años siguientes a cerrar el expediente y después serán debidamente bloqueados para su conservación hasta los 10 años desde el cierre del expediente, de manera previa a su eliminación.
Puede ejercer sus derechos de protección de datos u obtener más información en nuestra política de privacidad.